HKSoftwareONLINE

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Onlineauftritt. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten wir bei der Nutzung unserer Websites und Domains von HKSoftware – Hubert Kopold verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren geltenden Datenschutzbestimmungen. Die folgenden Informationen erläutern transparent und verständlich, wie wir mit Ihren Daten umgehen und welche Maßnahmen wir zum Schutz Ihrer Daten ergreifen.

(Letzte Überarbeitung: Juli 2026)

Verantwortlicher:

HKSoftware - Hubert Kopold (Einzelunternehmen)
Hubert Kopold
Rosenstraße 105
86633 Neuburg a.d. Donau
Deutschland
Tel. 08431 / 430350
E-Mail: datenschutz@hksoftware.de

HKSoftware setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich zu schützen. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitsrisiken aufweisen kann. Sie können uns personenbezogene Daten daher auch telefonisch übermitteln.

Wenn Sie Ihre gesetzlichen Rechte geltend machen möchten oder Fragen zur Datenverarbeitung haben, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

a) Vertrags- und Bestelldaten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen einer Bestellung, einer Anfrage oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses übermitteln. Dazu gehören insbesondere:

• Name des Kunden bzw. Sachbearbeiters / Kontaktperson
• Anschrift
• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Daten zum Vertragsverhältnis (Kundennummer, Kundenart/-kategorie)
• Kontakthistorie und Korrespondenz
• Log-in- und Protokolldaten (z. B. bei Nutzung unseres Fernwartungstools Fastviewer, inkl. IP-Adresse)
• bestellte Produkte und Bestellhistorie
• Rechnungs- und Lieferadressen
• Zahlungsstatus
• ggf. Bankverbindungsdaten (bei SEPA-Lastschrift)

Zur Abwicklung von Bestellungen verarbeiten wir außerdem:

• Zahlungskonditionen
• Rechnungs- und Lieferadresse
• Zahlart
• Bankverbindungsdaten

Diese Daten benötigen wir, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, die Zahlung abzuwickeln und die bestellten Produkte bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Zahlungs- und Buchhaltungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO 10 Jahre gespeichert.

Lizenzierung unserer Software CashPro

Für die Aktivierung und Lizenzierung unserer Software CashPro benötigen wir folgende technische Informationen:

• PC-Name
• Benutzername des aktuellen Windows-Kontos
• Hardware-ID des Rechners

Diese Daten werden zur Generierung eines Lizenzschlüssels auf unserem Webserver verarbeitet. Die Übertragung erfolgt erst mit Installation und Inbetriebnahme des Softwareprodukts, nicht bereits beim Download.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Lizenzdaten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert.

b) Erfassung von Log-Daten

Beim Besuch unserer Internetseiten werden automatisch bestimmte Daten durch unseren Server erfasst und in sogenannten Logfiles gespeichert. Dazu gehören:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse
• Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und mögliche Angriffe erkennen und abwehren zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website).

Die IP-Adresse wird aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

c) Cookies und Einwilligung

Diese Webseiten verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die durch die verwendete Webplattform gesetzt werden. Diese Cookies dienen der sicheren Funktionalität des Systems, insbesondere der Sitzungsverwaltung, der Authentifizierung angemeldeter Nutzer sowie der Bereitstellung der Anwendungslogik.

Eine darüber hinausgehende Nutzung von Cookies – etwa zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken – erfolgt nicht. Für den Einsatz dieser notwendigen Cookies ist nach geltendem Datenschutzrecht keine gesonderte Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Plattform).

Es werden keine Analysesoftware, keine externen Dienste und keine eingebetteten Inhalte Dritter eingesetzt. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Statistik- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

d) Verwaltungstool (Kundenverwaltung, Verträge, Rechnungen, Softwaredownloads)

Wir nutzen ein internes Verwaltungssystem, in dem die Daten unserer Kunden für die Softwareprodukte CashPro und VeraPro geführt werden. In diesem System verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Vertragsdaten (Support- und Pflegeverträge, Laufzeiten, Vertragsstatus)
• Rechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungsstatus, Buchhaltungsinformationen)
• technische Informationen (übermittelte Fehlerprotokolle, Logdateien)
• Lizenzinformationen (freigeschaltete Softwaremodule, Lizenzschlüssel, Hardware-IDs)
• Download-Berechtigungen für Installationsdateien und Updates der Softwareprodukte

Diese Daten werden verarbeitet, um bestehende Vertragsverhältnisse zu verwalten, Support- und Pflegeleistungen zu erbringen, Rechnungen zu erstellen, Fehleranalysen durchzuführen sowie die Bereitstellung von Softwaredownloads und Updates zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Verwaltung von Kunden- und Vertragsdaten sowie an der technischen Unterstützung unserer Softwareprodukte).

Fehlerprotokolle und technische Dateien werden ausschließlich zur Analyse und Behebung gemeldeter Probleme verwendet und nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Vertrags- und Rechnungsdaten werden gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben 10 Jahre aufbewahrt.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nicht, außer wenn dies zur technischen Bereitstellung des Verwaltungssystems notwendig ist (z. B. Hosting-Dienstleister) oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen.

e) Zahlungsarten:

PayPal

In unserem Online-Shop bieten wir die Zahlungsart PayPal an. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg.

Wenn Sie PayPal als Zahlungsmethode auswählen, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag, Zahlungsinformationen) an PayPal übermittelt. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

PayPal kann zur Identitäts- und Bonitätsprüfung Daten an Wirtschaftsauskunfteien übermitteln. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von PayPal.

PayPal kann Daten an verbundene Unternehmen oder Dienstleister weitergeben, soweit dies zur Zahlungsabwicklung erforderlich ist oder die Daten im Auftrag verarbeitet werden.

Die Datenschutzerklärung von PayPal finden Sie unter: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Vorkasse

Bei der Zahlungsart Vorkasse verarbeiten wir die Daten, die zur Zuordnung Ihrer Zahlung notwendig sind (z. B. Name, Rechnungsnummer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet bei dieser Zahlungsart nicht statt.

Rechnung

Bei der Zahlungsart Rechnung verarbeiten wir die zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Zahlungsstatus). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, außer wenn gesetzliche Vorgaben dies verlangen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Bankeinzug (Lastschrift)

Wenn Sie die Zahlungsart Bankeinzug/Lastschrift wählen, verarbeiten wir die zur Abbuchung erforderlichen Daten (z. B. Name, IBAN, ggf. BIC). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Ihre Bankdaten werden ausschließlich zur Durchführung des Zahlungsauftrags verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, außer an die beteiligten Kreditinstitute, die zur Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

f) Kontaktmöglichkeiten über unsere Internetseiten (Kontaktformular)

Unsere Internetseiten bieten Ihnen die Möglichkeit, über ein Kontaktformular oder per E-Mail mit uns in Verbindung zu treten. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichtentext), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Korrespondenz bleiben unberührt.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies zur technischen Bereitstellung des Kontaktformulars erforderlich ist (z. B. Hosting-Dienstleister).

Bitte geben Sie im Freitextfeld keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Bankdaten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten) ein.

g) Links zu externen Websites

Unsere Internetseiten enthalten Links zu Websites von Drittanbietern. Für die Inhalte und die dortige Verarbeitung personenbezogener Daten sind ausschließlich die jeweiligen Betreiber verantwortlich. Unsere Datenschutzerklärung gilt nur für unsere eigenen Internetseiten.

Bitte prüfen Sie die Datenschutzbestimmungen der verlinkten Websites, bevor Sie personenbezogene Daten dort eingeben oder deren Dienste nutzen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung von Verträgen, Bestellungen, Supportanfragen und vorvertraglichen Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere an einer sicheren Bereitstellung unserer Website, der technischen Administration, der Abwehr von Angriffen sowie einer effizienten Kundenkommunikation.

Wir geben personenbezogene Daten nur an Empfänger weiter, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder wir hierfür Auftragsverarbeiter einsetzen. Empfänger können insbesondere folgende Kategorien umfassen:

• Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal) zur Abwicklung von Zahlungen
• Hosting- und IT-Dienstleister für den Betrieb unserer Websites, unseres Shops, unseres Kunden-/Verwaltungstools und unseres Support-/Ticketsystems
• Liefer- und Versanddienstleister für die Auslieferung bestellter Hardware oder Produkte
• Support- und Wartungsdienstleister für technische Unterstützung, Fernwartung und Systempflege
• Inkassodienstleister, sofern dies zur Durchsetzung berechtigter Forderungen erforderlich ist

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten gewährleisten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Unsere internetbasierte Infrastruktur (Website, Plattform und Fernwartung) wird vollständig auf Servern in Deutschland betrieben.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (Drittländer) findet nicht statt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Vertrags- und Bestelldaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und anschließend gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorgaben 10 Jahre aufbewahrt.
• Vertrags- und Rechnungsdaten im Verwaltungstool werden gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben 10 Jahre aufbewahrt. Fehlerprotokolle und technische Dateien werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Kontaktformular-Daten werden nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Log-Daten (Server-Logfiles) werden aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Sobald die jeweiligen Speicherfristen abgelaufen sind oder der Zweck der Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten nicht mehr benötigt werden.
• Einschränkung der Verarbeitung Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
• Datenübertragbarkeit Sie können die von uns verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruch Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Der Widerspruch gegen Direktwerbung wirkt sofort.
• Widerruf von Einwilligungen Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Wir bearbeiten Ihre Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat. Zur Prüfung Ihrer Identität können wir zusätzliche Informationen anfordern, um sicherzustellen, dass keine Daten an Unbefugte herausgegeben werden.

Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich. Dies betrifft insbesondere Daten, die wir zur Durchführung eines Vertrags oder zur Bearbeitung einer Bestellung benötigen (z. B. Name, Adresse, Zahlungsinformationen). Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht abschließen oder die gewünschten Leistungen nicht erbringen.

Auch gesetzliche Vorgaben, insbesondere handels- und steuerrechtliche Bestimmungen, können eine Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtend machen.

Für freiwillige Angaben besteht keine Verpflichtung. Wenn Sie uns bestimmte Daten nicht bereitstellen, kann dies jedoch dazu führen, dass wir Ihr Anliegen nicht bearbeiten oder bestimmte Leistungen nicht erbringen können (z. B. fehlende Kontaktinformationen bei Supportanfragen).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet bei uns nicht statt.